Conciliação bancária com OFX: quando o extrato não bate com o comprovante

Numa conversa recente com um escritório contábil, a dor que apareceu não foi a importação de notas. Foi a conferência das contas: pegar o extrato do cliente, ir lançamento por lançamento e achar o comprovante de cada um. Quase tudo bate. O problema é o que não bate.

O extrato diz R$ 1.277,92. O comprovante e o boleto dizem R$ 1.250,00. O pagamento existe, foi feito, mas os valores não fecham. Alguém então para, abre a calculadora e tenta descobrir de onde vieram os R$ 27,92.

De onde vem a diferença

Na maioria das vezes, a diferença é multa e juros de boleto pago com atraso. A conta é simples quando você já sabe a resposta:

• valor do boleto: R$ 1.250,00;
• multa de 2%: R$ 25,00;
• juros de 1% ao mês, por 7 dias de atraso: R$ 2,92;
• total pago: R$ 1.277,92.

O difícil é o caminho inverso. Com o extrato na mão, você tem um valor e uma data, e precisa descobrir qual dos boletos em aberto daquele cliente, com qual atraso, chega exatamente naquele número. Quando o cliente tem dezenas de boletos no mês e alguns comprovantes faltando, isso vira uma tarde inteira de tentativa e erro. E é trabalho que se repete, cliente por cliente, todo mês.

O que dá pra automatizar

O caminho que eu desenhei pra esse problema tem quatro etapas, e cada uma pode ser conferida por uma pessoa.

1. Ler o extrato no formato do banco

Quase todo banco exporta o extrato em OFX, um formato estruturado com data, valor, descrição e um identificador por lançamento. Lendo o OFX direto, não tem digitação e não tem erro de cópia: cada lançamento vira uma linha conferível.

2. Ler os comprovantes

Os comprovantes chegam do jeito que o cliente consegue mandar: PDF do internet banking, print, foto do celular. A IA lê cada um e extrai o que importa: valor pago, data, favorecido e, quando tem, a linha digitável do boleto.

3. Casar lançamento com comprovante

Com os dois lados estruturados, cada lançamento do OFX é ligado ao comprovante que corresponde a ele, por valor, data e favorecido. O que casa com segurança fica marcado como conciliado. Ninguém precisa olhar esses de novo.

4. Quando falta o comprovante, achar o boleto que fecha o valor

Essa é a parte que mais toma tempo hoje. Quando um lançamento não tem comprovante, o sistema pega a data do pagamento no extrato, olha os boletos em aberto daquele cliente e calcula, pra cada um, quanto ele custaria naquela data com multa e juros. O boleto cujo valor atualizado bate com o extrato vira o candidato, e a tela mostra a conta inteira: valor original, multa, juros, dias de atraso.

A pessoa só confirma. Se nada fecha, o lançamento vai pra uma lista de revisão com o que foi tentado, em vez de sumir numa planilha.

O que não muda

Assim como na importação de notas, a ideia não é trocar o sistema do escritório. O resultado da conciliação sai no formato que o escritório já usa, e a decisão final continua sendo de quem conhece o cliente. A automação tira a parte braçal: abrir arquivo, procurar valor, refazer conta.

Por onde começar

Se a conferência de contas é a dor do seu escritório, o primeiro passo é pequeno: pegar o extrato de um mês de um cliente, os comprovantes que ele mandou e os boletos em aberto, e ver quanto disso fecha sozinho. Esse número diz se vale seguir.

Me conta como essa conferência é feita aí. Se o extrato não bate com o comprovante com frequência, dá pra ver juntos o que vira sistema primeiro.